We maakten gebruik van een aantal handige online tools voor onderlinge communicatie en praktisch geregel:
- een online beurtrolsysteem, ook wel de kalender of de sheet genoemd;
- een facebookgroep
- een spreadsheet voor de bestelling van vlees
- een rekenblad voor de berekening van het gewicht van de varkens
Online beurtrolsysteem
Wat?
Een kalender met een opsomming van alle voedershiften, taken en voedselafhaalmomenten waarin iedere hulpboer kan aanduiden wanneer hij welke shift doet.
Waarom?
Google spreadsheets maakt het mogelijk om gezamenlijk aan een document te werken. Op deze manier kan iedereen van thuis uit beslissen wanneer hij welke shift doet en kan er opgevolgd worden of er voor iedere shift een hulpboer is. Het online beurtrolsysteem werd ervaren als een laagdrempelige manier om shifts op te vullen en kan gebruikt worden op zowel computer, tablet als smartphone.
Hoe?
Maak een Google Spreadsheet aan. Zet in de rijen de datum en de verschillende shiftmomenten (bv. voormiddag, namiddag en avond) en in de kolommen de verschillende taken, zoals voederen, ophalen van voedselafval, klusjesdagen, etc.
Zie hier een voorbeeld. In de rechterkolom kan je deze downloaden en aanpassen naar de agenda van jouw seizoen en hulpvoeren. Deze kan je dan vanuit Google drive delen met alle hulpboeren.
Download hier de uitgebreide handleiding.
Tips
- Laat een paar verantwoordelijken het beurtrolsysteem opvolgen zodat lege shifts voortijdig gedetecteerd worden.
- Plaats de link naar het online beurtrolsysteem in de facebookgroep. Op deze manier vind iedereen de kalender snel terugvinden.
Facebookgroep
Wat?
Online facebookgroep om hulpboeren onderling met elkaar te laten communiceren, het reilen en zeilen op de site te bespreken en om problemen te signaleren.
Waarom?
Facebook is een manier waarop snel met elkaar gecommuniceerd kan worden. Het is een handige tool om last-minute shifts te wisselen, problemen op de site aan te kaarten of op te roepen tot actie. Door het informele karakter is het laagdrempelig en kan het meewerken aan een positieve groepsdynamiek.
- leveranciers kunnen melden dat er overschotten zijn
- opvolging van de kalender
- organisatie van klusjesdagen
- praktisch geregel onder hulpboeren
- leutigheden
Hoe?
Bekijk hier de handleiding voor het aanmaken van een facebookgroep.
Tips
- Plaats het online beurtrolsysteem in de beschrijving van de groep of plaats het in een bericht dat je vastzet in de groep. Op deze manier kan iedereen snel de kalender terugvinden
- We stelden vast dat er een vriendengroepje ontstaat onder de hulpboeren die graag grappige berichten in de groep zetten. Dit kan zorgen voor een ons-kent-ons-gevoel en nieuwe hulpboeren afschrikken. Wij hebben daarom gekozen om voor zulke berichten een nieuwe groep op te richten: Het Spilvarken toogpraat.
Bestellijst
Wat?
Een rekenblad om bestellingen van het spilvarkenvlees bij te houden zonder veel rekenwerk.
Waarom?
Via een gedeelde bestellijst kunnen mensen eenvoudig hun bestellingen ingeven en het zo nodig zelf aanpassen. Door de handige rekenfuncties in Excel/Google Spreadsheets krijg je een goed zich op het aantal kilogram varkensvlees dat besteld wordt en het bedrag dat iedereen moet betalen.
Hoe?
Bekijk hier het sjabloon.
Rekenblad voor het berekenen van het gewicht van de varkens
Met de steun van
